2.3　建设工程监理组织协调

2.3.1　建设工程监理组织协调概述

2.3.1.1　建设工程监理组织协调的含义

协调，是指以一定的组织形式、手段和方法，对项目中产生的不畅关系进行疏通，对产生的干扰和障碍予以排除的活动。工程项目在建设过程中涉及许多参建单位、管理部门、投资机构与个人，形成了非常复杂的项目组织系统。各单位有不同的任务、目标和利益，为了处理好这些关系，就需要协调。协调的目的是项目管理者使参与项目的各方协调一致，齐心协力地工作。

组织协调，是指工程项目组织为达成其目标，使组织能与外部环境有效地配合与适应，以保持与外界环境的平衡，同时保持组织本身的团结，使组织内部的工作配合得当、协同一致。协调作为一种管理方法已贯穿于整个工程项目和项目管理过程中。在各种协调中，组织协调具有独特的地位，它是其他协调有效性的保证，只有通过积极的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。

建设工程监理组织协调，是指在监理过程中，监理人员所进行的监理机构内部人员与人员、机构与机构之间以及监理组织与外部环境组织之间的沟通、调和、联合和联结工作，使相互之间加强合作、减少矛盾、避免纠纷，做到各方主体有机配合、协同一致，促进建设工程监理目标的实现。

2.3.1.2　建设工程监理组织协调的范围

由于现代工程项目规模大，人际关系复杂，需要复杂的协调和沟通系统；现代工程技术复杂，专业化分工增加了交流和沟通的困难；同时，参加者对于项目的不同期望和要求，也会造成协调的困难。因此，建设工程监理组织协调的范围应该涉及工程项目管理系统的内部关系的协调和外部关系的协调两个方面。

（1）系统内部关系的协调

系统内部关系的协调是指项目监理机构自身内部关系的协调，包括内部人际关系的协调、内部组织关系的协调和内部需求关系的协调。通常应通过行政的、经济的、制度的、信息的、组织的和法律的方式来协调。

（2）系统外部关系的协调

系统外部关系的协调根据监理组织与外部联系的角度，可划分为近外层关系协调和远外层关系协调两个层次。

1）系统的近外层关系协调。系统的近外层是指与项目监理组织存在直接或间接合同关系的关联单位。系统的近外层关系协调包括与建设单位、设计单位、施工单位关系的协调，合同是协调近外层关系的主要工具。

2）系统的远外层关系协调。系统的远外层是指与项目管理有关但与项目监理组织无合同关系约束的单位。系统的远外层关系协调包括与政府部门、金融机构及现场周围单位关系的协调，这类关系的协调主要依靠有关法律、法规、政策和公共关系准则来进行。

2.3.1.3　建设工程监理组织协调对总监理工程师的要求

总监理工程师是项目监理机构的核心，对项目监理工作起主导作用。因此，在项目监理机构组织协调的问题上，需要项目总监理工程师根据项目的总体需求去衡量和裁定，以协调处理监理机构内部以及各职能部门与项目监理机构有关人员之间的不同意见和观点，并代表监理单位作好与项目系统外部关系的协调与沟通。

为保证项目监理机构的组织协调工作能够顺利开展，对总监理工程师有如下要求。

（1）总监理工程师在项目监理机构的岗位设置中要合理分工

总监理工程师一般不直接进行具体的项目监理工作，而是由项目监理机构中的专业监理工程师和监理员来全程实施控制。因此，总监理工程师应根据工程项目的特点、施工组织设计、项目监理规划、监理实施细则等，明确各专业与项目监理机构工作部门之间的相互关系，对于机构内的岗位设置和职权分配做出周密安排。在项目监理机构中确定监理岗位时，要有明确的目的，在委任监理工作时不因人设岗，要职责分明，且根据责权利一致的原则，还应对于项目的专业监理工程师进行适当的授权，以做到任务到人、责任到人。

（2）总监理工程师在项目监理机构的管理过程中要知人善任

总监理工程师在项目监理机构日常工作的管理过程中，要注意发挥内部各个监理成员的特长，并引导他们把实现监理目标和实现自我价值两方面有机地结合起来。做到人员的安排能量才用人，使得项目监理机构的各个监理成员能够相对独立的开展工作，以充分发挥各个成员的积极性和创造性，从而有效提高项目监理机构各监理成员的忠诚度和奉献精神。

（3）总监理工程师在项目监理机构的日常工作中要以身作则

工程执业人员社会生活及行为准则的规范是职业道德。因此，总监理工程师必须具备良好的职业道德，且应在工程项目的实施中身体力行、率先垂范、自觉严格要求自己。只有这样，总监理工程师才能在项目监理机构的日常管理工作中树立威信，在对外协调工作中形成良好的信誉。与此同时，总监理工程师还应注重在工作过程中的领导艺术，一方面尽量避免以权威压制成员，而是多用专业知识、优良品格、对事业的忠诚以及挑战精神来影响监理机构的成员积极投入监理工作，另一方面以良好的职业素养和性格与项目的外层建立融洽的合作关系，保证监理工作的有序开展。

2.3.2　建设工程监理组织协调的内容

建设工程监理组织协调的内容主要包括内部关系的组织协调、近外层关系的组织协调和远外层关系的组织协调。

2.3.2.1　内部关系的组织协调

内部关系的组织协调包括内部人际关系的协调、内部组织关系的协调和内部需求关系的协调三个方面的内容。

（1）内部人际关系的协调

内部人际关系是指项目监理机构各成员之间、总监理工程师与下属之间的工作关系的总称。内部人际关系的协调主要是通过各种交流、活动，增进相互之间的了解和亲和力，促进相互之间的工作支持，另外还可以通过调解、互谅互让来缓和工作之间的利益冲突，化解矛盾、增强责任感，提高工作效率。

项目监理机构实现内部人际关系协调的措施包括以下几点。

1）人员安排方面做到量才录用。项目监理机构的人员搭配应注意能力和性格互补，人员配置要避免能力不均和任务量不等的情况，尽可能少而精，要根据每个人的专长安排岗位，做到人尽其才。

2）工作委任方面做到职责分明。项目监理机构中的每一个岗位，都应确定岗位目标，使得管理职能不重复也不遗漏；同时还应通过职位分析，制定明确的岗位职责，以保证机构事务有人管，机构人员有专责。

3）绩效评价方面做到实事求是。项目监理机构要发扬民主作风，实事求是地评价工程监理人员工作绩效，以避免人员的不公正待遇，使得机构中的每个监理人员都能对工作充满信心和希望。

4）矛盾调解方面做到恰到好处。项目监理机构人员之间总会存在这样或那样的矛盾，对此要多听取机构成员的意见和建议，及时沟通调解，使得监理机构中的人员始终处于团结、和谐的氛围中。

（2）内部组织关系的协调

内部组织关系的协调是指项目监理机构内部各部门之间工作关系的协调，如项目监理机构内部的岗位、职能、制度的设置等，具体包括各部门之间的合理分工和有效协作。内部组织关系的协调，可以使组织运转正常，发挥组织力的作用，分工和协作同等重要，合理的分工能保证任务之间平衡匹配，有效的协作则既避免了相互之间的利益分割，又提高了工作效率。

项目监理机构实现内部组织关系协调的措施包括以下几点。

1）在职能划分的基础上设置组织机构。项目监理机构应根据工程对象、特点及建设工程监理合同约定的工作内容，进行目标分解，然后根据分解的目标进行职能划分，再根据职能划分的结果进行配套管理部门的设置。

2）明确规定每个部门的目标、职责和权限。对于各职能管理部门的要求，项目监理机构应以规章制度的形式做出明文规定，并在征求各部门的意见后予以公布。

3）事先约定各个部门在工作中的相互关系。项目监理机构的工作是由多个部门共同完成的，对于主办部门、协作部门以及配合部门之间的工作关系应事先约定，以避免相互推托、工作脱节等现象发生。

4）建立信息沟通制度。项目监理机构应通过采用工地例会、技术专题会议、发送会议纪要、制定工作流程图等方式进行信息的沟通，以及时消除工作中的矛盾或冲突。

（3）内部需求关系的协调

内部需求关系的协调是指项目监理机构在实施监理的过程中对于可能会产生的某些特殊需求、平衡或配合的协调，如对资源的需求、对实施力量的平衡、对专业工种的配合等。内部需求平衡至关重要，协调不好，既影响工程的进度，又影响工作人员的情绪，因此，内部需求关系的协调，也是监理组织协调管理的重要内容。

项目监理机构实现内部需求关系协调的措施包括以下两个方面。

1）要抓住计划环节，做好对监理检测试验设备的平衡。监理单位在编制监理规划和监理实施细则时，应合理配置项目监理机构所需的监理检测试验设备等资源，要注意各资源期限的及时性、规格的明确性、数量的准确性和质量的规定性。

2）要抓住调度环节，做好对各专业监理人员的平衡。项目监理机构人员的安排必须考虑到工程进展情况，要抓住薄弱环节，根据工程实际进展安排工程监理人员的进退场计划，对各监理人员的专业配合，要通过调度，使配合力量及时到位、配合工作密切进行，以保证建设工程监理目标的实现。

2.3.2.2　近外层关系的组织协调

在建设工程监理的实施过程中，项目监理机构与建设单位、设计单位、施工单位等近外层关联单位的联系相当密切，大量的工作需要互相支持和协调配合，能否如期实现项目目标，关键就在于近外层协调关系的好坏。可以说，近外层关系的协调是所有监理协调工作中的重中之重。

（1）项目监理机构与建设单位的协调

项目监理机构与建设单位组织协调关系的好坏，在很大程度上决定了建设工程监理目标能否顺利实现。与建设单位的协调是建设工程监理工作的重点和难点，项目监理机构应从以下几方着手，加强与建设单位的协调。

1）项目监理机构应理解建设工程总目标和建设单位的意图。对于项目监理机构中从事具体工作的监理工程师而言，必须首先了解项目构思的基础、起因、出发点和决策背景，以避免由于对建设工程监理目标及任务有不完整、不准确的理解，从而给监理工作造成困难的情形出现。

2）项目监理机构应注重增进建设单位对建设工程监理工作的理解和支持。项目监理机构应利用监理机会做好宣传工作，增进建设单位对建设工程管理各方职责及监理程序的理解，主动协助建设单位处理工程建设中项目管理的事务性工作，以规范化、标准化、制度化的工作方式影响和促进双方工作的协调一致性。

3）项目监理机构应充分尊重建设单位，让建设单位一起投入到工程建设的全过程中。建设工程实施必须执行建设单位指令，按预定目标完成并使建设单位满意，因此，在监理工程师日常工作时，应针对具体问题采用相应的方法协调处理。例如，对于建设单位提出的某些不适当要求，如果不是原则性的问题，则均可先执行，然后在适当时机、采取适当的方式加以说明或解释；如果是原则性的问题，则应采取书面报告等方式说明原委，尽量避免发生误解，以使建设工程顺利实施。

（2）项目监理机构与设计单位的协调

设计单位与工程监理单位都是受建设单位的委托进行工作的，两者之间没有合同关系处于平行的地位。因此，项目监理机构要通过建设单位与设计单位做好交流工作，并注意以下几点。

1）在设计交底和图纸会审环节，项目监理机构要尊重设计单位的意见，理解和掌握设计意图、技术要求、施工难点等，将标准过高、设计遗漏、图纸差错等问题解决在施工之前。监理单位掌握比原设计更先进的新技术、新工艺、新材料、新结构、新设备时，可主动通过建设单位与设计单位沟通。

2）施工过程中发现设计问题，项目监理机构应及时按工作程序通过建设单位向设计单位提出，以免造成更大的直接损失，发生质量事故时，要认真听取设计单位的处理意见。

3）在进行结构、专业工程验收和竣工验收等工作时，要约请设计代表参加，要注意信息传递的及时性和程序性，监理工作联系单、工程变更单等要按规定的程序进行传递。

（3）项目监理机构与施工单位的协调

项目监理机构对建设工程的质量、投资、进度目标的控制，以及对安全生产管理法定职责的履行，都是通过施工单位的工作来实现的，因此，做好与施工单位的协调是项目监理机构组织协调的重要工作内容。与施工单位的协调应注意以下几个方面。

1）坚持原则、实事求是，严格按规范规程办事，讲究科学态度。监理工程师应强调建设工程总目标与各方面利益的一致性，应鼓励施工单位向其汇报工程实施状况、实施结果，以及实施遇到的困难和意见，通过加深了解，减少施工单位的对抗和争执，使得建设工程监理工作更加顺畅。

2）在坚持监理原则的前提下，要注重交流。监理工程师一定要注意协调不仅是方法、技术问题，更多的是语言艺术、感情交流和用权适度的问题。同样的话语，在不同的时间、地点，以不同的语气、语速说出来，给当事人的感觉完全不一样。常常由于交流的态度问题或表达方式欠妥，而使得监理在协调时，尽管意见和建议是正确的，但结果却使得矛盾激化，问题不能得以解决。因此，高超的协调技巧和能力往往会起到事半功倍的效果。

3）要注重与施工项目经理和现场技术管理人员关系的协调。监理工程师应公平且通情达理，下达监理指令明确而不含糊，并且能及时答复施工单位的问题。在监理工作中，既能坚持原则，又善于理解和采纳施工项目经理的意见和建议，工作方法灵活，能够随时提出或愿意接受现场技术人员提出的施工方案解决实际问题。

4）要注重施工进度和质量问题的协调，以及对施工单位违约行为的处理。监理工程师应采用科学的进度和质量控制方法，通过设计合理的奖罚机制及组织现场协调会议等协调手段，处理好工程施工进度和质量问题。当发现施工单位采用不适当的方法进行施工，或采用不符合质量要求的材料时，监理工程师除立即制止外，还需在其权限范围内采用恰当的方式及时作出协调处理。

5）要注重工程施工合同争议的协调。对于工程施工过程中出现的合同争议，监理工程师应首先采取协商解决的方式，协调好建设单位与施工单位之间的关系；当协商不成时，应由合同当事人申请调解，甚至申请仲裁或诉讼。

6）对施工分包单位的协调管理。项目监理机构虽然与施工分包单位之间不存在直接的合同关系，但可对分包合同中的质量、进度进行跟踪监控，然后通过总承包单位进行调控、纠偏。而且分包单位在施工中发生的问题，也应由总承包单位负责协调处理，涉及总包合同中建设单位的义务和责任时，应由总承包单位通过项目监理机构向建设单位提出索赔，由项目监理机构进行协调。

2.3.2.3　远外层关系的组织协调

在建设工程监理的开展与实施过程中，远外层关系如政府部门、社会团体及其他单位等也会对工程项目起到一定的或决定性的控制、监督、支持和帮助的作用，这层关系如果协调不好，也可能使建设工程的实施受到限制。项目监理机构在对远外层关系的协调中应以公共原则为主，在确保自身工作合法性的基础上，公平地处理工作关系，提高工作效率。

项目监理机构要做好远外层关系的组织协调，应从以下两个方面入手。

（1）注意与政府部门的协调

1）与质量监理站的协调。工程质量监督站是由政府授权的工程质量监督的实施机构，对委托监理的工程，质量监理站主要是核查勘察设计、施工承包单位和监理单位的资质，监督项目管理程序和抽样检验等。项目监理机构在进行工程质量控制和质量问题处理时，要做好与工程质量监督站的交流和协调。

2）与安全监督部门的协调。工程安全监督部门作为政府机构，对工程安全进行宏观控制，并对施工单位进行监督与指导。对于重大质量、安全事故，在承包商采取急救、补救措施的同时，项目监理机构应敦促承包商立即向安全监督部门报告情况，接受检查和处理，应当积极主动配合事故调查组的调查，如果事故的发生有监理单位的责任，则应当主动要求回避。

3）与环保部门的协调。项目监理机构应协助建设单位做好工程项目施工的前期准备工作，敦促承包商在施工过程中做好环境保护和文明施工，同时督促承包单位协调好与周围单位及居民区的关系。

4）与文物部门的协调。大型工程项目施工或在文物较密集的地区进行施工时，项目监理机构应协助建设单位事先与文物部门联系，在施工范围内可能埋藏文物的地方进行文物调查或勘探工作，若发现文物，应与施工单位共同商定处理办法，并立即报告当地政府文物管理机关。

（2）注意与社会团体的协调

工程项目的建成，不仅会给建设单位带来效益，还会给该地区的经济发展带来好处，同时也会给当地人民的生活带来方便。因此必然会引起社会各界关注，监理单位和建设单位应把握机会，适当通过新闻媒介的宣传，争取社会各界对工程建设的关心和支持。

2.3.3　建设工程监理组织协调的方法

建设工程监理组织协调的内容多、涉及面广，受主观和客观因素影响大，为保证监理工作的顺利开展，要求监理工程师要有较宽的知识面、较强的工作能力和良好的协调能力，能够因地制宜、因时制宜处理问题。常用的建设工程监理组织协调的方法有4种：会议协调法、交谈协调法、书面协调法和访问协调法。

2.3.3.1　会议协调法

会议协调法是建设工程监理最常用的一种协调方法，监理工作中常用的会议协调法包括第一次工地会议、监理例会和专题现场协调会等。

（1）第一次工地会议

第一次工地会议是在建设工程尚未全面展开前，由参与工程建设的各方互相认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。会议由建设单位主持召开，建设单位、监理单位、施工单位的授权代表必须出席本次会议，各方将在工程项目中担任主要职务的负责人及高级人员也应参加，必要时分包单位和设计单位也要参加。第一次工地会议非常重要，是项目开展前的宣传通报会，会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签确认。

（2）监理例会

监理例会是由监理工程师组织与主持，按一定程序在建设工程实施过程中定期召开的，主要是研究施工中出现的计划、进度、质量及工程款支付等问题的工地会议。参加监理例会的人员包括总监理工程师或总监理工程师代表、其他有关监理人员、施工单位的授权代表及有关人员、建设单位代表及有关人员等。监理例会召开的时间根据工程进展情况安排，一般有周、旬、月度和半月例会等，建设工程监理过程中的很多信息和决定都是在监理例会上获取和产生的，监理的组织协调工作大部分也在这类会议中进行。有效的监理例会可以激发与会人员的积极性，促进单位之间关系更融洽，各项工作的进展协调，保证施工顺利进行，使得现场监理工作走向良性循环。因此，监理例会是项目监理机构最为常用的会议协调法。

（3）专题现场协调会

除定期召开工地监理例会以外，对于工程进展过程中的重大问题以及不宜在监理例会上解决的事项等，还应根据需要组织召开一些专业性的协调会议。如对复杂施工方案或施工组织设计的审查、对复杂技术问题的研讨、对重大工程质量事故的分析和处理，以及对工程延期和费用索赔等问题的协调，可以通过召开专题现场协调会，在会上提出解决办法，并要求相关方及时落实。建设单位、监理单位或施工单位都可根据施工现场的情况提出召开现场协调会的请求，由总监理工程师及时组织，参加专题会议的人员应根据会议的内容确定。会议过程中，要求监理工程师应能把控会议局势，防止不正常的干扰因素影响会议的正常秩序，达到协调专题问题的目的。

2.3.3.2　交谈协调法

无论内部协调还是外部协调，并非所有的问题都需要通过开会解决，有时采用交谈的方法更便于交流与沟通，使得复杂问题简单化。因此，交谈协调法也是使用频率很高的方法，包括面对面的交谈和电话交谈两种方式。

应用交谈协调法进行日常协调工作的优点在于以下几个方面。

1）交谈是保持信息畅通的最好渠道。由于交谈本身没有合同效力，但具有方便性和及时性，所以建设工程的参与各方之间以及项目监理机构内部都愿意采用这种方法。

2）交谈是寻求协作和帮助的最好方法。相对于书面形式的交流，通过交谈更容易及时听取对方的反应和意见，以便采取相应的对策，使得对方难以拒绝面对面的请求，从而得到协作和帮助。

3）交谈是正确及时地发布工程指令的有效方法。在建设工程实施过程中，监理工程师一般都采用交谈方式先发布口头指令，随后马上以书面形式加以确认。这样一方面可以使对方及时地执行指令，另一方面也可以了解对方是否正确理解了指令的内容。

2.3.3.3　书面协调法

当会议或交谈不方便或不需要时，或需要更精确地表达自己的意见和建议时，最好采用书面协调的方法。监理书面协调的形式和内容可以根据工程情况和监理要求制定，书面协调法的特点是具有合同效力。一般适用于：①不需要双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等；②需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等；③事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。

2.3.3.4　访问协调法

访问协调法主要用于外部协调中，因为在多数情况下，项目远外层关联单位可能并不了解工程的内容，不清楚施工现场的实际情况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响，此时访问协调法是很有效的沟通方法。

访问协调法有走访和邀访两种形式。①走访。是指监理工程师在施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。②邀访：是指邀请上述单位、包括建设单位代表到施工现场对工程进行指导性巡视，了解现场工作。