2.3　职位体系设计四步走

职位体系是人力资源管理的基础，建立完善、合理、有序的职位体系，才能有效地开展人力资源的各项管理工作。职位体系对职位具有的知识、经验、素质、技能等任职资格进行具体描述和界定，是企业招聘、选拔人才的基本依据。职位体系描述职位的工作内容、职责，是员工开展工作的依据，也有助于组织（企业）设置合理的绩效考核目标，进而实行有效的绩效考核。另外，只有建立完善的职位体系才可以评估职位在组织中的相对价值，才能根据岗位价值制定合理的薪酬。所以，进行职位体系的设计，就是优化整个人力资源的工作，为各个工作流程的改善打好基础。

一般来说职位体系设计需要经过四个阶段，我们一起来看看。

首先是明确组织架构的设计任务和原则。

组织架构设计的任务是设计出清晰的组织层级结构，规划和确定组织架构中各部门的职能和权限，保障组织目标与任务的实现。基本原则包括精简高效原则、责权对等原则、市场导向原则、管理明确原则等。比如说乐乐曾经遇到过一家企业，它的人员结构主要都是专业技术类人员，为了给大家设计职业晋升发展通道，在一个十人不到的部门里，出现了各种管理职位，从初级经理一直到高级经理。管理岗位这么多，下面的员工就不知道具体事情应该向哪个层级的经理汇报了，似乎哪一个都可以，同时也造成了经理们不知道如何实施自己的管理权限。后来鉴于是专业类的团队，更重视专业技术的提升，所以在设计上将一些经理职位调整为专家岗位（不涉及人员管理），这样既有职业发展的通道，又有明确的管理权限，一举两得。

其次需要优化组织架构的设计。

组织架构的设计需要综合考虑外部环境、公司发展战略、业务模式与流程等方面。由于组织所处的市场环境在不断地变化，在激烈的市场环境里，组织的架构应该尽量扁平化。组织架构的类型也需要考虑组织的业务模式和业务流程。虽然很多时候会选择职能型组织，但随着业务的发展，用业务流程的思维设计符合公司发展的组织架构也是很有意义的。乐乐曾经还遇到过一个产品设计部门，这个部门有设计组、运营组、产品组等。在架构回顾的时候，业务部门提出想把运营组拆分为内部运营组和外部运营组，原因是觉得这样可以给大家更多晋升发展的机会。乐乐在和业务部门沟通的时候强调，其实这两个组在工作方面有很多交叉的地方，如果分开，那么在管理上会多一次沟通，而且工作起来人员调配也不方便，不如放在一个组中，这样在工作分配时可以侧重对内或者对外，定期再进行轮换。即使在同一个组里也同样有晋升发展的机会。

第三，还需要界定部门职能和职位。

部门职能要根据专业化分工原则，将组织总的职能分解落实到各个部门，可以通过流程梳理和工作分析来完成。通过梳理流程，可以将组织流程的任务分解落实到各个部门，再通过工作分析，可以进一步的补充。职位序列可以分为管理序列、技术序列、职能序列、市场序列、操作序列等。在职位序列划分的时候，可以把握一下。比如对于专业相似、能力要求相似、职责相似、有共同的职业发展目标的职位可以合并在一个职位序列里，以便于管理和优化。

最后是关于职位说明书的编写。

职位说明书是对职位内涵及外延的描述。对职位名称、职位归属、职位职责、任职资格、职位关联关系进行详细的说明。这样可以让相关人员清楚自己从事的工作需要做什么、应该做什么、工作绩效的评估标准是什么，等等。

要编制好岗位说明书，首先需要确定好部门组织架构，有清晰的组织层级关系、清晰的汇报关系、明确的岗位名称。同时需要对部门职责进行三级分解。

一级关键职责：一句话概括部门设置的目的。

二级关键职责：一句话概括下级职责，参考格式为：影响范围+设置目的。

三级关键职责：列举每个下级单位的关键任务，3～5项为宜。

对于岗位职责也需要进行分解：

将部门职责分解到岗位，每个岗位在每项部门职责中，通常有四种基本角色：

1、提议：为某项目或任务提供建议或者拟方案。

2、决策：具备审核批准或否决的权力。

3、实施：启动、参与并跟踪某个项目或任务的顺利完成并对该项目或任务的结果负责。

4、监督：在项目实施或任务执行过程中，给予质量、时间等方面的监控，并提供反馈。

可以参照以下的内容对岗位职责进行描述：

岗位说明书的编写，首先是填写岗位基本信息。

描述岗位设置目的：

简单准确地说明该岗位存在的意义及它对公司成功的独特贡献。基本的结构是：根据…／由于…，做…，以达到…目的。

描述岗位关键职责：

岗位关键职责来自于部门职责分解，每一岗位应不超过6项职责，3～4项最优基本结构：以行动为导向，说明方式、地点、原因／目的及周期。

岗位职责一般包括四种基本角色：

填写关键绩效指标。

是否明确、具体，并足以明确说明符合期望，需要完成哪些具体任务或行动，实际结果是什么。是否可以用成本、数量、质量或时限来准确衡量。是否可以定量（例如日期、数量、规模），是否可以定性（正式批准、满意度等）。

填写任职资格

岗位说明书填写也需要注意以下的问题。

1、对岗不对人。与现在职者的实际情况无关。

2、应该全面、准确、简洁，符合实际情况，避免夸大或缩小的描述。

3、应该看岗位的要求是什么，而不仅仅是对现有工作内容的描述。

4、应该尽量避免使用各个岗位都适用的词语。

5、避免使用某些专有名词。

6、应该避免简称及缩写。

7、职位关键职责描述应该具体和明确。

比如说人力资源业务协同经理这个岗位设置的目的，“根据公司人力资源的各项政策，协助人力资源总监在所协同部门设计并组织实施各项人力资源工作，为公司的业务发展提供全面的人力资源支持”。

关键职责可以包括：

1、根据公司的业务发展战略，深入了解协同业务与人员的发展状况，全方位提供专业性建议方案并推动实施。

2、负责公司人力资源相关政策、制度、体系、重点项目在业务部门的落地和推动执行，并针对执行结果进行有效反馈，确保人力资源运作的有效性。

岗位名称也需要规范：

岗位称谓由岗位关键职责+岗位职衔构成

1、简洁，岗位关键职责最好控制在8字以内。

2、岗位职衔避免前置。

3、部门名称不能重复出现在岗位称谓中。

4、岗位称谓严格遵循同一岗位，同一称谓原则。

职位体系的设计是一个系统工程，必须建立在对组织所在的行业、组织发展阶段、战略、业务模式流程等情况都充分了解的基础上，找到符合实际的组织模式，同时在实施的过程中还需要不断地动态调整和优化，从而设计出适合组织发展的职位体系。