1.3 管理系统

1.3.1 对系统的认识

系统是由相互作用和相互依赖的若干要素组合而成的、具有特定功能和特定目标的有机整体。构成系统内部的各个要素之间形成了一定的结构和秩序，存在有机的联系。这些联系并不是临时的或一次性的，而是相对稳定的，对系统的行为具有较强的约束力。系统的各个要素又可以作为次级子系统而存在，这使得系统可分为多个层级，也使系统的概念具有相对性。

1．系统的特性

一般来说，系统具有以下特性。

(1)整体性。系统由两个或者两个以上可以互相区别的要素组成。系统的整体性是指系统元素之间的关系相对稳定，元素间的复合联系使得系统有了共同的模式和规则，成为一个有机的功能整体。元素组成系统之后会呈现出新的功能，这些功能是各孤立的组成要素所无法具备的，这就是通常所说的“整体大于部分之和”。例如，由车轮和各种零部件组装在一起的自行车，会成为一种运输工具，具备了载人载物的功能；如果车轮或零件不能装配到自行车系统中，它们或许只是无用的物品。系统的整体功能大于各组成要素功能之和。

(2)相关性。系统的相关性是指组成系统的元素之间存在相互作用和制约关系，这些关系是系统存在的基础，某一元素的变化会影响其他元素乃至整个系统。因此，当系统要素发生变化时，应对其他相关联要素作相应的改变和调整，以保持系统整体的最佳状态。比如车轮和零部件如果随意地堆积在一起，并不能装配成自行车。元素间的关系形成了系统的结构。系统可以向下分层，由下层元素构成的整体被称为子系统，比如自行车可能包括车架、方向、制动和动力传输等不同的子系统。

(3)目的性。系统的存在是有理由的。系统的目的性是指系统在与外部环境的联系中具有独特的性质和功能。比如企业系统要以比较经济的方式利用资源，满足产品生产、销售和利润目标；生态系统具备涵养水土、提供生物栖息地等多种功能。系统是具有自我调节功能的整体，可以根据目的调整其行为，修补和改善元素之间的关系，以达成系统目标。

(4)环境适应性。系统是有边界的，持续运行于环境之中。环境是系统之外的其他事物或系统的总和。元素、系统、环境是不同层次的对象，彼此的区别是明确的，也是相对的，环境也被视为更高层级的系统。现实中的系统大都是开放的，与环境之间存在物质、能量和信息的交换作用。系统的特性和行为由系统内部的元素、结构关系和外部环境共同确定。环境适应性是指系统可以通过调整来适应外部环境的变化，与环境保持最佳的适应状态，这样的系统才有生命力。以企业系统为例，产品消费市场是企业的外部环境，企业需要根据市场导向及时调整其产品的生产和销售策略才能生存下去。

2．系统的分类

世界万物及其运动组成了无穷多的、各种各样的系统。系统有不同的分类方法，常用的有以下几种。

(1)自然系统和人工系统。自然系统的组成部分是自然界的物质，如矿物、植物、动物、银河系等，其特点是自然形成的。人工系统是人们为了达到特定目的而建立的系统。例如，生产、交通、运输、工程系统等是人工建立的生产技术系统；各类制度、组织系统等是人工设立的管理系统。

世界上绝大多数系统都是自然系统与人工系统结合而成的复合系统，是人类运用科学力量认识、模拟和改造自然系统的结果。人类为了满足自身发展的需要，一直在不断地创造出更多的人工系统，如计算机模拟系统、各种自动化管理系统等。

(2)开放系统和封闭系统。根据系统与外部环境的关系，系统可分为开放系统与封闭系统。与环境无联系的系统称为封闭系统；与环境发生联系，彼此间进行信息、物质、能量交换的系统称为开放系统。

(3)实体系统和抽象系统。实体系统的组成要素是具有实体的物质，如由机械、设备、元器件、生物、矿物等所组成的系统。而抽象系统是由概念、原理、原则、制度等非物质实体构成的，如社会系统、文化系统、宗教系统等都是实际存在又无法看到其形态的抽象系统。

(4)开环系统和闭环系统。无反馈的系统为开环系统，有反馈的系统为闭环系统。

1.3.2 对组织系统的认识

系统无处不在，比如，企业、学校、医院等各种社会性组织，由人、动物、植物构成的生活社区、家庭或生态系统，机械设备的制造和维护系统等，都是现实中存在的系统。我们用组织系统来称呼企事业单位、政府机构、公众活动团体等系统，这类系统构成了当前人类社会生存和发展的基础。

1．组织系统的特性

从系统的角度看，组织系统自身具有输入、处理、输出和反馈机制。比如，汽车制造企业的输入包括各种原材料、生产设备、资金和人力投入等，系统处理过程包括焊接、装配、调试、喷漆、检测、运输等一系列环节，输出的是汽车，整个制造过程都有各种计划、控制、监测信息的流动和反馈；学校系统的输入包括教学设施、教师、新生等，系统处理过程表现为根据专业教学方案培养学生，输出的是符合社会需要的毕业生，反馈机制有各种成绩和业绩信息等。

组织系统以提供产品和社会服务，并满足自身生存为目的，系统的活动表现为物流、资金流、事务流和信息流的统一。企业组织可能会划分成不同的部门，分别管理某些业务流程。比如，采购部、库存部、运输部主要负责物流的管理，财务部负责资金流的管理，办公室负责业务和文件流的管理，开发部负责研发知识的管理。所有这些流程都会伴随产生信息流，它们用来反映、指挥和控制其他信息流的运动。比如，物流运动中的验收、开票、登记环节都需要查询相应的信息，也需要记录必要的数据。

组织系统是人工系统。它往往由固定性物质设备 (办公空间、作业场地、设备等)、流动性物质投入 (原材料、业务性输入等)、软性资源 (专利、信息、网络空间等)和人 (管理人员、技术人员、操作人员等)组成。“人”这个要素在组织中的地位非常重要，也非常灵活，往往是系统中处于主导地位的要素，尤其是其中的管理者。

2．管理者

管理产生于协同劳动。当人们组成集体去实现共同目标的时候就必须进行管理，以协调集体中每个成员的活动。概括地讲，管理就是管理者或管理机构通过计划、组织、协调、指挥和控制等活动，对组织的资源进行合理配置和有效利用，以实现组织特定目标的过程。例如，管理者需要计划企业的生产任务；要构建组织去执行计划；要为企业协调和配备必要的人员和资源；在合理的资源配置下，指挥下属去执行计划；要控制资源，控制计划的执行进度，使各类资源在规定的范围内发挥最大的作用。所有管理者，尽管其管理层次和职能分工不同，但都在某方面和某种程度上履行这些职能。

现代著名管理专家亨利·明茨伯格详细分析了管理者应当承担的10项管理职能和扮演的角色 (如表1—3所示)。

表1—3 管理者的职能

由表1—3可见，管理者最重要的一项职能是对信息进行利用和处理。无论在人际关系方面、信息传递方面，还是在决策制定方面，管理者各种角色的履行都需要取得相关的信息，并对这些信息进行正确的分析和处理。在分析和设计信息系统时，应充分考虑管理的职能、管理者的角色和对信息的需求。

1.3.3 对管理系统的认识

管理系统是企业为了对物质资源 (人力、物力、设备、资金等)进行合理安排、有效利用，实现预期经济效益目标而构建的控制与执行系统。它主要由三个部分组成：一是管理的客体，即管理对象 (生产和服务过程)；二是管理的主体，即管理者和管理机构；三是联系主客体的信息系统。三者之间的关系如图1—5所示。

图1—5 管理系统的构成

图1—5中的每个回路都是信息回路，即根据上一层的管理指令、外部环境影响和被控对象当前状况，提供反馈信息，实现对管理对象的计划、组织、领导和控制。在管理系统的三个组成部分中，管理对象如同企业的躯体，管理机构是企业的大脑，信息系统是企业的神经中枢，每一条信息系统的分支 (信息流)是企业的神经脉络。

随着数字经济时代的到来，企业组织已经广泛采用计算机作为信息管理的工具，并利用网络设施作为通信沟通的基础平台。

1．计算机管理工具

发达国家中几乎所有的组织 (包括许多小型企业，无论是私有的还是公有的，无论是制造业、农业还是服务业)都采用包括电子商务在内的信息技术来支持组织的运作。数字网络和通信基础设施提供了全球化的平台，组织和个人均可以利用这个平台设计生存战略，相互沟通联合，或者搜寻信息。计算机管理工具的优越性十分明显，主要表现如下。

(1)计算机用数字编码统一管理各种形式的数据，使不同载体所承载的信息有了转换和集成处理的基础；为组织内部和组织之间提供快速、准确而廉价的沟通手段。

(2)计算机具有存储超大规模数据并快速检索的能力，数据采集和存储在数量和质量上都达到了前所未有的精细程度与保真水平，可以更完整、全面、及时地采集和传递各种信息源的数据，包括在其他采集方式中易被忽略的数据。比如超高速摄像机可以每秒500幅的速度记录奥运会参赛运动员的动作画面。

(3)计算机强大的运算功能可以对海量数字进行高速运算，为处理各种复杂工作奠定了良好的基础。这种功能可以满足十分复杂的数据加工运算和分析的需要，顺利实现多媒体信息处理，并迅速输出结果。

(4)计算机通信与网络技术的发展使信息的处理超越了时间和空间的限制，信息的多向快速传输、异地处理、移动通信、方便快捷的实时交流都得以实现。计算机网络能方便地完成多点、多种媒体信息的收集、处理和传递，为不同的目的和用户需求提供个性化的信息服务，降低信息处理成本，实现世界范围内海量信息的快速访问。

(5)可以支持随时随地的沟通和协作，生动地展示信息，极大地提高人们以团队形式开展工作的效率和效果。

2．管理系统的集成

系统集成是指为达到某一目标，对构成系统的基本元素进行有机组织的过程。元素可以组合成系统，又可作为一个新元素参与更高层的系统组合。系统集成的目的是通过多次的组合梳理，对所有的局部关系进行合理组织，形成有序的系统整体。集成可使系统内部关系协调，系统效益得以充分发挥，取得1+1>2的效果。

组织中计算机系统的建设要与组织的整体目标保持协调，往往需要经过多个不断深化的系统集成过程：第一，使各个分散的部分联成一体，即联通集成；第二，使各个相互关联的部分统一运作，即共享集成；第三，从总体优化的角度重新协调各个部分的关系，即优化集成。系统集成的影响面很大，往往成为制约企业管理系统发挥效益的瓶颈。

企业信息技术的应用也是系统集成的实现过程。人们把计算机硬件、网络设备、计算机系统软件、工具软件和应用软件等组成计算机应用系统，把计算机系统和企业的业务领域结合起来，并使计算机成为企业战略和企业业务重要的支持工具。

根据系统集成所涉及的因素、规模、领域等分类，系统集成包括技术集成、信息集成、过程集成和组织集成等不同的方面。

(1)技术集成。指企业所采用的各种技术具有适宜性、可取性、兼容性与配套性，技术的功能、质量和操作等能够满足用户的信息管理要求。

(2)信息集成。企业实现了数据资源共享，数据库系统的分布合理，不仅提供简单的互访能力，而且要满足正确、合理、高效、安全、方便等数据使用要求，如能够承受较大的用户访问量，支持标准化的数据查询，容易扩展，具有良好的安全控制机制等。

(3)过程集成。主要指应用软件和系统开发过程的集成，使信息系统的灵活性、环境适应性等有良好的保证。应用软件的开发有统一规划，有集成的开发工具，软件产品有较高的重复使用性，开发项目的成功率较高。

(4)组织集成。系统融入企业组织当中，使其成为组织整体的有机组成部分。它需要对信息系统、组织和人的关系进行合理调整，使人、机在具体业务过程、操作管理方法、岗位责任以及资源开发方面都能够配合良好，使企业的业务部门和用户操作起来都得心应手。