第10章 10分钟读懂时间管理——对时间的利用是人生的重大课题(3)
对书籍的清理，如果是一年以上没有碰过的书，就得考虑是不是要收起来了。不要放在工作的地方分散注意力，或者干脆送给可能需要的同事。
D接到老客户的电话，要第二天下午去谈一下采购的事情。D很高兴，也像多数人一样安排了时间——打算第二天上午和助理用两个小时准备资料。
但第二天早晨，在准备资料前，他接到了另一个客户打来的电话，抱怨以前定的一些产品还没有送到。D虽然客户很多，但哪个都不能得罪，得立刻处理。一段时间过去，助理也白白浪费了这部分时间。
终于解决了这个客户，可以准备材料了，但是D忽然想起，最近一个厂家生产出了一款新产品，可以提供给这个客户，但是新产品的资料不能马上发到，于是D把助理催得紧张不已，原来的资料也没准备好……
D的问题出在，没有在接到事情时，用十几分钟立刻做“业务分解”。
如果当时就对事情“分解”，他会发现自己准备材料并不是一件事情，而是多件：
当时就该安排助理，立刻及时地给客户回电话，问清更具体的信息；
自己立刻联系需要合作的厂家，让厂家把资料和成功案例发来；
要提前告诉助理相关客户的情况，让助理提前准备，随时备用；
……
这样，即使第二天上午的时间被其他客户临时占去一部分，D也仍然有足够的时间能把准备工作出色完成。
“业务分解”是一个好习惯，虽然需要提前投入十几分钟，但相对于事后的混乱，这十来分钟的提前投入绝对是值得的。
5.在现阶段就要对未来的时间管理做好决心和计划
长期的计划不包括未来的决定，而是包括现阶段你对未来所下的决心。
——德鲁克
德鲁克认为，卓有成效的管理者，往往会在行动之前先做计划，他们有可能在一个月还未开始之前就已经做好了这个月的一切安排。而一个人只要能做出一天的计划、一个月的计划，并坚持原则按计划行事，那么在时间利用上，他就已经占据了自己都无法想象的优势。
如果今天没有为明天的任何事情做计划，那么你明天将无法拥有任何成果！而如果你失去了精力，那么你将没办法把重要的任务做到尽善尽美。
（1）前天晚上就要做好计划。
吉姆·罗恩说：“如果你每年去钓一次鱼，你也只能再去钓二十几次鱼了。”
生命图案就是由每一天拼凑而成的，成功者们往往从这样一个角度来看待每一天的生活。在它来临之际，或是在前一天晚上，把自己如何度过这一天的情形在头脑中过一遍，然后再迎接这一天的到来。有了一天的计划，就能将一个人的注意力集中在“现在”。只要能将注意力集中在“现在”，未来的大目标就会更加清晰，因为未来是被“现在”创造出来的。
把每天的时间都安排、计划好，这对你的成功很重要，这样你就可以每时每刻集中精力处理要做的事。把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做会给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，有助于你达到目的。每个月开始，你可以坐下来看本月的日历和本月主要任务计划表，然后把这些任务填入日历中，再定出一个计划进度表。
（2）还要保持充沛的精力。
许多有巨大潜力的人们都只盯着他们的目标和计划，而不去管其他的小事，因为他们知道精力是需要保持和储蓄的。
快速行动就能全面生存，而旺盛的精力就是你快速行动的基础。
就像杰克·韦尔奇经常说得那样：“如果你的速度不是很快，而且不能适应变化，你将很脆弱。这对世界上每一个国家的每一个工商企业的每一个部门都是千真万确的。”
马克·吐温说过：“行动的秘诀，就在于把那些庞杂或棘手的任务分割成一个个简单的小任务，然后从第一个开始下手。”
成功的人，并不能保证做对每一件事情，但是他永远有办法去做对最重要的事情，计划就是一个排列优先顺序的办法。卓有成效的管理者都善于规划自己的人生，他们知道自己要实现哪些目标，并拟订一个详细计划，把所有要做的事都列下来，然后按照优先顺序排列，依照优先顺序来做。
当然，有的时候没有办法100%按照计划进行。但是，有了计划，便给人提供了做事的优先顺序，让他可以在固定的时间内完成需要做的事情。
吉姆·罗恩说过：“不要轻易开始一天的活动，除非你在头脑里已经将它们一一落实。”
即使是著名的富人，也非常重视自己每一天的工作计划，因为只要做好了一天的计划，就能发挥自己的最大能力，制造惊奇。计划是为了提供一个按部就班的行动指南：从确立可行的目标，拟订计划并订出执行行动，最后确认你完成目标之后所能得到的回报。
他们总是一件事接着一件事去做，如果一件事没有完成，他是不会考虑去做第二件事的。凡事要有计划，有了计划再行动，成功的概率会大幅度提升。
（3）任何时候都不晚。
很多时候，很多人都会抱怨，当自己发现什么是最重要的时候，已经晚了。其实，觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。
安曼曾经在纽约港务局工作并担任工程师一职，他工作多年后按规定退休。开始的时候，他很是失落，但他很快就高兴了起来，因为他有了一个想法，他想创办一家自己的工程公司。
安曼开始踏踏实实、一步一个脚印地实施自己的计划，他设计的建筑遍布世界各地。在退休后的30多年里，他实践着自己在工作中没有机会尝试的大胆和新奇的设计，不停地创造着一个又一个令世人瞩目的经典：埃塞俄比亚首都亚的斯亚贝巴机场、华盛顿杜勒斯机场、伊朗高速公路系统、宾夕法尼亚州匹兹堡市中心建筑群……
这些作品被当作大学建筑系和工程系教科书上常用的范例，也是安曼伟大梦想的见证。86岁的时候，他完成了最后一个作品，当时世界上最长的悬体公路桥——纽约韦拉扎诺海峡桥。
生活中，很多事情都是这样，如果你愿意开始，认清目标，打定主意去做一件事，永远不会晚。
6.一次只做一件事，犹如沙漏里一次只通过一粒沙
有效的管理者坚持把重要的事放在前面做，每次只做好一件事。
——德鲁克
一次处理一件事，一个时期只有一个重点。思考最大的敌人就是混乱。不要将心力分散在太多的事情上，那样会降低效率，徒增烦恼。因为脑里讯息太多会阻碍思考，就像电脑的RAM（随机存储器）塞满了处理命令，会导致运行缓慢甚至死机。
为了让你的大脑一次只想一件事，你需要清除一切分散注意力、产生压力的想法，把注意力集中在你主要专注的事情上，让你的思维完全地进入当前的工作状态。
你需要把你想做的事情想象成一大排抽屉中的一个小抽屉而不是一排抽屉。你的工作只是一次拉开一个抽屉并满意地完成抽屉内的工作，然后推回抽屉，不再想它。
卓有成效的管理者都懂得，一次只做一件事，犹如沙漏里一次通过一粒沙。
在广袤的地球上，如果以10平方米这种小面积来计算，人口流动密度最大的也许要数纽约曼哈顿中央火车站的问询处了。那里每一天都会人潮涌动，匆忙的游客都争着询问自己的问题，希望马上得到答案。对于问询处的服务人员来说，工作的紧张与压力可想而知，疲于应对可能是他们的共同感受。
可是在问询处，一个胸前挂着组长标志的年轻人面对着游客的提问却总是应付自如。
在他面前的旅客，是一个肥胖的妇女，脸上的汗水不由自主地往下流着。很显然，她十分焦虑与不安。问询处的年轻人倾斜着上半身，以便能更好地倾听她的声音。“您好，你想询问什么？”他把头抬高，集中精神看着这位妇人，接着说道：“您要到哪里去？”
此时，有一位手提着皮箱，头上戴着礼帽的男子试图插入这个对话之中。但是，这位服务人员却视若无睹，只是继续和这位妇人说话：“您要去春田吗？”他无须看行车时刻表，便说道：“那班车将在15分钟之内到达第二站台。您不用跑，时间还多得很。”
女人转身迅速地离开，这位服务人员立刻将注意力移到那位戴帽子的男士身上。但没过多久，刚才那位胖太太又汗流浃背地回来问这位服务员：“你刚才是说第二站台吗？”这次，这名服务人员却把精神都集中在那位戴礼帽的男士身上，待回答完那位男士的提问后，才又把注意力转移到胖太太的身上。
有人问那位服务人员：“面对这样众多的提问和急躁的旅客，你是怎样保持冷静的？”
服务人员这样回答：“我并没有和所有旅客打交道，我只是单纯地处理一位旅客。忙完一位，才换下一位。一次只服务于一位旅客，但一定要让这位旅客满意。”
“一次只服务于一位旅客，但一定要让这位旅客满意。”许多人在工作中把自己搞得疲累不堪，而且效率低下，很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法，―次只解决一件事。他们总试图让自己具有高效率，而结果却往往适得其反。
我们要学习那位服务员的工作方式，一次只着眼于一件事情，并且集中精力，致力于出色地完成这一件事情。把其他的事情按照轻重缓急的顺次安排下来，上一件解决之后，再着手解决其他事情。这样才不会因为事务繁杂、理不出头绪而顾此失彼，导致效率低下。
一次只解决一件事情，并不是要你忽略其他的事情，而是循序渐进地完成你的任务。只有这样才能真正有效地处理好你身边的每一件事情。
为什么有报告指出我们25%～50%的人都因工作而感到手忙脚乱、疲惫不堪？
这不单单是我们工作了多少个小时的问题，它还体现了这样一个事实，即我们总是在同一时间花费连续的数小时去处理太多的事情。
最主要的是我们已经失去了处理事情的明确的停靠点、终点和界限（下称“黄金分割点”）。正是技术使得这些原本有条不紊的事情变得模糊不堪、面目全非。无论我们走到哪儿，都一味地坚持随身携带数字设备，以工作为伴。这就像搔身上的痒，只会使它更加严重，可我们又不得不去搔痒。
这里有几个实事求是的问题：你是否在电话会议期间回复电子邮件（甚至是与别人通话时也这样）？你是否带上电脑出席会议，一边上网冲浪却假装是在做会议记录？你是否在自己的办公桌上用午餐？你是否一边驾车一边打电话甚至发送及时信息？纵然你清楚这些事情不该发生在你身上，但你是否做到了却不得而知。
假设你并未因此而倒下，可你付出的巨大代价是你的劳动效率（即劳动生产率）。从某种意义上来说，这是在分散你的注意力，你同时从事多项活动却未真正地投入到任何一项活动中。从另一意义上来说，由于你丢下了手上的主要工作任务去做别的事情，这意味着你要额外增加平均约25%的时间才能完成这项工作任务。
然而，这样做的最大隐性危害是：由于你一直不停地在做事，从而无情地耗费掉了你每天拥有的能量储备，因此每过一个小时，你所拥有的能量都在减少。
就组织而言，提高生产率和增强创新思维的最佳方法是大力鼓励注意力集中的有限期间，以及有助于恢复注意力的短时期间。
如果你是一名管理人员，以下三项政策具有推行价值：
（1）会议纪律：会议时间安排为45分钟，最好不要超过1个小时或更长时间。这样，出席会议的人方能保持注意力集中，会后才有时间去思考会议所讨论的内容并为下一议题做好准备。按时启动会议，按时结束会议，并保证会议期间关掉所有数字设备（与会者与会议无关的设备）。
（2）不要要求做支离破碎的临时答复：如果你强行要求你的属下进入反应性工作模式，分散了他们的注意力，这只会使他们很难将注意力保持在需要优先完成的工作上。规定下属阅读电子邮件的时间，如果有紧急事务，你可以直接给他们打电话。当然，这样的情况一般不多。
（3）鼓励休息、调养：一天中至少要创造这样的一次机会，鼓励你的下属停下手头的工作去休息。比如，组织午后瑜伽锻炼、坐禅，或集体外出散步，也可以考虑为职工提供便于放松和小睡的休息室。
另外，每个人的工作黄金分割点各不相同。
对于个人而言，以下三种行为可供参考：
（1）每天上午第一件要做的事情是最重要的。
做第一件事情时最好是没有外界干扰，时间安排在60～90分钟，有明确的起始、结束时间。如果条件允许，第一件事情最好是在自己的私人空间里完成，或者可以戴上消音耳塞，排除外界干扰。坚决抵制任何分散你注意力的因素，因为你要在规定的时间内完成你的工作任务。你的注意力越集中，你的劳动产出率就越高。当你完成手上的工作时，你至少得花几分钟的时间去休息。
（2）建立定期的思考次数，以供长期的、创造性的或战略性思考。
如果你不为自己创造这样的思考条件，那么你势必会经常遭遇紧急事务的驾驭，被动而毫无对策。另外，从事这些活动时，你需要一个不同的环境，最好是一个可以让你放松自如、开阔思维的空间。
（3）定期休假：这里的定期休假是指真正地完全与工作脱离干系。
如果条件允许，你一年可以做几次这样的定期休假，甚至有的定期休假亦可在周末的两三天时间里实现。总而言之，有研究表明，定期休假会让你生活得更健康，工作效率更高。