八、图书馆藏书管理制度的由来及发展

直至19世纪末，经历了几千年的图书馆制度并没有什么大的改变。因为这一漫长时期中图书馆图书储存量少，因此把书看得很重，偏重于藏，对利用虽然也有，但限制较多，不论王室、寺院、教会、书院（学校）、私人图书馆都是如此。因此图书馆制度相对简单，偏重于图书保存典藏的一些规定，使用制度较少，对图书收藏、目录编制已形成一些制度。

前文提及，在中国三千多年前的商朝，古老的图书馆就已经有了一系列的文献管理制度。到了西周时期，西周统治阶级为了维护统治，非常重视档案管理工作的建设，并建立了文献档案的收集与分类制度、副本制度、呈报与检查制度、金匮制度等一系列的文献管理制度，这一系列制度在此后的漫长岁月里不仅影响了中国，也影响了受中华文化影响的东南亚国家的文献管理制度和图书馆制度。

周代的文献收集与分类制度大体与前朝相同。副本制度则是一项创新。

副本是指同一档案文件的抄本或复制本。副本是相对于正本而言的。档案文书的副本制度是我国文档管理的一项十分重要的制度，自西周时创立，是西周王朝的重要档案制度，为了便于当时统治者日常政务的利用，并且也为了更好地保存正本，便开始制作稽查利用的档案副本，当时王朝的重要档案大都置有多份副本，分在各处，这类副本由各类文书的主管部门和有关部门保存。周朝各职官所产生之文书档案，需呈缴档案正本存放天府，副本则由各职官保存。这样的制度有利于需要参阅相关档案的职官，随时可以调阅其所典藏之档案文件，并且，无论王朝的中央或地方，每一份档案文件都存有副本，以免遗失或毁损。

文献呈报与检查制度也是西周的一项创新。周王朝的地方机关中建立有相应的逐级呈报制度。在州府、间府中都设有官员掌管丁籍，把庶人工商按人户编制成册，定期检查，并规定要按层级宰府、间府、周府的顺序，逐一往上呈报。

关于查检的制度，《周礼》中就有记载按时检查档案的实例。还有规定司书所掌管的档案是三年核算一次，以作为国家向广大人民征派赋役的依据。此外“战国时就有计书，此种计书档案是王室任免地方官吏的标准，国家以此作为通过地方官吏向广大农民征派赋役的依据。凡中央和地方长官必须将一年人口和赋税的收人记人卷上，上报国君，卷分为两半，王持右卷，臣持左卷，岁终时进行核算，以此作为考核官吏，决定升迁和降免的依据”。

金匮制度是周朝对于特别重要的档案的特殊的典藏制度。金匮是一种保存档案的装具，是西周王朝创制的一种金属封缄的匮子，被称为“金滕之匮”，是专门用来收藏一些最机密、最重要的档案的匮子。“金滕之匮”是当时典藏重要文件的专用档案匮，多置于宗庙之中。周公将自己尽忠国家之心志，作于册书之中，祭告上天，并将册书置于金滕之匮中、置于宗庙以见证于神鬼。这便是周朝特殊档案的典藏制度。这种典藏制度一直为后世所沿用，西周王朝将这些重要的档案材料收藏于此，交由天府管理，存放于金匮之中，可更使其安全受到进一步的保障。

春秋战国的文献档案管理出现了上计制度和用印制度。前者是指郡县长官于每年年终将下一年度的民户和财赋数目写在木卷上送呈国君，国君把木卷剖而为二、三执右卷，当下一年度终了时，郡县将赋税缴国君。后者是指对政府文书加以印封，由于当时书写材料为竹木、缣帛，不能直接用印，故盖印用封泥。因印章为国君给予的权力凭证，因此对印章保管十分重视，盗窃印章要处死刑。

秦朝的建立标志着中国走进了封建集权时代，此后的两千多年，中国数度达到世界文明顶峰，在古代图书馆的制度建设上主要有以下十点。

1．抬头制度

行文中遇有需要表示特别尊敬的字样（如皇帝姓名、尊号、皇帝的诏制），虽然一行没有写满，也要回行顶格书写，甚至高出一格以至几格，以表示尊敬字样在字面上高高在上，这种书写形式称抬写或抬头。分为平抬和空抬两种。这种制度起始于秦，后历代沿袭，但所抬字样和规格不一，越到封建社会后期越为严格和繁缛。它是封建礼仪在文书体式上的反映。

2．避讳制度

所谓避讳是在文书书写中回避君父尊亲的名字。这是宗法礼仪在文书体式上的反映，始于西周，但只限于言语避讳。

3．玺印制度

皇帝印称“玺”，官员印只能称“印”或“章”。皇帝有六玺，不同的文书用不同的玺。盖印于封泥，即封以黏土，再盖以玺印。

4．文书处理制度

汉代以后，封建王朝各项政治制度完备，从中央到地方的一整套文书档案制度逐渐确立，在文书处理上形成了一些基本制度：下行文书处理程序大致包括以下四个环节，即起草、判行、邮递、执行。此外上行文书的处理也已相当制度化：撰写、呈递、审核、批复。两汉正是我国封建社会文书工作制度的确立和发展时期。随着封建王朝各项政治制度的完备，从中央到地方的一整套文书工作制度逐渐建立，在文书处理上形成了一些基本制度。

5．文书邮递制度

为了使公文能够即时上传下达，两汉统治者十分重视文书的邮递工作，不仅制定了严格的制度，而且采取种种措施，以保证文书邮递的准确运行。负责机构是遍设全国的“亭”，并有专门的车马与人员，此外还修筑了驿路，还采取各种措施保障文书运递中的安全。设有邮亭，但并非所有的亭都承担文书邮递任务。邮亭是邮递文书的中间站，来往文书要登记造册，称为“邮书簿”。有些文书交邮寄递，称为“因邮亭书”“因邮上封事”等。文书的邮递，既有人力步行，也有传车，邮亭便是交通人员替换车马、饮食休息的地方。邮递文书之马称驿马，送公文之人称驿使，把从边关寄来的文书叫做“奔命书”。邮递文书时，根据文书的缓急程度分别采用不同的通信方式。为了迅速准确地传递公文，在文书的封面简上写上传递标志和发寄方向。为了保证公文的顺利传递，汉代广泛修建了驿路。正是由于有了一系列严格的文书邮递制度，才保证了文书顺利传递，维持了封建国家机器的正常运转。

6．勾检制度

勾检制度是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类”。由此可见，勾检官吏或官司主要是检查文书是否办理失误或迟缓，文书本身是否有错讹之处，文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员。在中央，尚书省是最高级文书档案勾检部门。“勾检全国各级行政管理官府的官文书（同时也勾检与文书有关的各级官吏）是尚书都省的主要职能之一。这又可分为两种情况：一为内外诸司应出文书皆须送尚书都省勾检，其稽失者的负责官吏要受到行政处分甚至刑事处罚；二为全国内外诸司的一应处理完毕的官文书（亦即档案）必须送纳尚书都省覆校。”“（尚书省）左右司郎中、员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违，省署符目，都事监而受焉”。尚书省六部也设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督工作。在地方，负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出需要勾检，档案的收集和归档也需要勾检。“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节，率以岁终未断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，联署封印；附计账，使纳于都省。常以六月一日，都司集诸令史对覆。”勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等。勾检的内容包括：文书档案是否办理完毕；文书是否违期。档案是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤。这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”

7．文书的保管与移交制度

唐代虽然缺乏对文书档案利用价值大小鉴定的深刻认识，但也初步确立了文书档案的保管制度，如户籍档案，“（凡天下州县）每一岁一计账，三年一造户籍⋯⋯，县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉⋯⋯，州县之籍，恒留五比，省籍留九比”。户籍档案在地方保存15年，在户部保留27年。其他文书档案的保管期限也视其重要程度而定。据《唐律疏议》, “文案不须长留者，每三年一检除”。在唐代，由于纸张的保管技术大为提高，防虫、防湿等技术的掌握也为唐代文书的长期保存提供了物理条件。在文书的移交方面，《唐律疏议》规定：“其主典替代者。文档皆立正案，分付后人。”主管文书档案的人员离职时，要对所有文案设立簿册，交由新任保管人员。这样避免了新的文书档案管理人员因为对文书的不熟悉而造成失误。对于遗失保存的文书而造成缺漏错误，或因为管理不善造成库藏起火或档案错漏，唐政府都将追究主管人员或工作人员的责任。

8．保密和安全制度

文书作为政府发布命令、传递信息的重要工具，对于维护统治秩序和国家安全影响深远。由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常发生文书失窃，国家机密被泄露等事情，“档案的安全关系到统治者的切身利益”因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密性和安全性显得尤为重要。在唐代，中书舍人负责诏敕的拟定，关系极为敏感。对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节，都要求经办人员仔细检查，并在文书原件上署名，这样在出现问题时可以及时落实责任，确保文书的安全。唐代政府还规定：制书官文书只能由勾检官收发，其他人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为，因其严重地干扰了国家正常的统治秩序，损害了政府的权威，而且很可能泄露机密，不利于文书档案的安全和保密，这类行为是要受到严厉处罚的。“把泄漏文书档案定为禁令，强制实行，确保了文书档案的安全保密。”

9．鉴定销毁制度

唐朝对于档案规定了鉴定制度，也称“检简”，就是把档案进行分析、研究、检查，哪些档案应该永久保存，哪些档案保留一段时间便可以销毁。问题处理非常慎重，此外对档案销毁规定极为严格，“文案不须常留者，每三年一拣除”, “凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案，祥瑞、财务、婚、田、良贱、市估案，如此之类长留，以外年别检简，三年一除之，具录事目为记。其须为年限者，量事留纳，限满准除。”

10．用纸制度

随着唐代造纸技术的发展和造纸工业的蓬勃兴起，各种不同原料、不同质量、不同类型的纸张大量出现，唐代官府公文书写用纸也更为讲究。唐朝用纸量较大的首推官府公文用纸。据载：“中书令李林甫以租庸、丁防、和粜、春彩、税草无定法，岁为旨符，遣使一告。费纸五十余万。”向全国发布一个通告需要用纸50多万张。又为了加强对人口、土地的有效监管、控制，唐朝中央政府规定：“每一岁一造计账，三年一造户籍”计账一式三份，一份呈报户部，州县各存档一份。唐太宗十四年（639），全国有州360个，县1557个，州县数量之多，加之必须一式三份，可见编制户口册这项工作量之大，用纸也必将是惊人的。

唐代在用纸方面制定了严格的制度，当时纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有所区别：“当时有黄纸和白纸两种。黄纸为皇室所专用，一般官吏和民间是不能使用的。” 据《唐六典》:“发日敕用黄麻纸，敕旨、论事敕、及敕牒用黄藤纸，其敕书颁下诸州用绢。”但皇帝的命令文书也有用白麻纸书写的，如“凡将相出人，皆翰林草制，谓之白麻”。翰林院用白麻纸写诏书，皇帝为赏赐、征召而颁发的敕书用白藤纸，慰问出征的将士的敕书用黄麻纸，用于任命将相的告身文书用金色五花绫纸，对邻近少数民族政权赏赐的敕书用五色金花白背纸等，特别值得一提的是中书省起草的诏令文书也大量使用黄纸，“黄色在唐代被确立为尊色，并为后世朝代所沿用，用黄纸可以凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存。”仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书种类，这一制度使文书整齐、统一，利于进一步的文书分类和统一保管。唐朝所建立的一套公文用纸制度，为后代所继承和发展。

11．执论制度

执论是指文书签发前的决策和论证，如“贞观元年，上谓侍臣日：‘⋯⋯诏敕如有不便，皆须执论。比来维觉阿旨顺情，唯唯相尚⋯⋯若唯署敕文书而已，人谁不堪⋯⋯，自今以后，诏敕疑有不稳，必须执之”。为了保证文书在内容方面的稳便，唐政府对文书的执论作了具体规定：凡军国大事，中书舍人要各抒己见，充分讨论，并要就所提意见亲自签署，以示负责；然后，送本部门上级官员审定；最后，送门下省审驳，由门下省官员给事中、黄门侍郎审查、执论，提出修改或反驳意见。如此规定是为了集思广益，以减少文书的失误，做到准确行政。

12．贴黄制度

唐朝是以制敕的形式来发布政令的，因此制敕是唐朝最具权威、最重要的下行文书，不得有误。“制敕的拟定有两个重要环节：一是承制，即领旨；二是写制，即草拟”。两个环节中任何一个出现失误都将贻误公务。因此，为了弥补、纠正在制敕中的失误，唐朝发明了贴黄制度，所谓：“敕有更改者，以纸贴黄”, “唐制：降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴黄亦黄纸也”。《唐会要》亦云：“上元三年（676年）闰三月，诏制敕并用黄麻纸。”敕书若有须改正之处，就用黄纸贴上，然后改写，这就是帖黄。“这里所说的黄纸是一种经过黄柏汁浸泡的纸，因黄柏纸中含有小柏碱，纸经它浸泡具有杀虫防蛀的功能”。O这一制度首创于唐，以后历代政府相沿使用并不断发展创新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得进一步发展，到崇祯时期贴黄制度达到高峰。正所谓：“一种制度，尤以习惯积累而成者，往往其始也微而难察，不成规制。兴之既久，其势渐成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其机能作用自亦随之扩大。” 唐代的贴黄制度正深刻地说明了这一点。

13．签押、判署制度

唐朝规定，文书制作完毕之后，需要经过本部门长官的审定认可。长官如认可，则在文书前写上“依”“从”“可”“闻”等字样，此称为判署。同时，文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕，则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可，此称为联署。需要注意的是，唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之，不得代署，唐代律令也对此有相关的处罚措施，“诸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。这一制度的目的是防止伪造公文，保证公文的准确与安全。但此事并非一成不变。如“初，肃宗之世，天下务殷，宰相常数人，更直决事。或休浴各归私第，诏直事者代署其名而奏之，自是踵为故事。时郭子仪、朱洮虽以军功为宰相，皆不预朝政，独居政事堂，代二人署名奏（崔）佑甫”，由此可见一斑。

14．誊写、用印和折迭制度

文书经长官和承办人员签押和判署之后，需要誊写的，有誊写人员誊抄。誊写事件有规定，不许过限。“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、碟，二百纸以下限二日，过此以往，每二百纸以上加二日，所加多者，不得过五日，若军务急速者，不出其日”。另外，对于御批文书，则需要留案，然后将文书誊抄一份，对外施行。《唐六典》卷八：“覆奏（谓皇上批复）画‘可’‘讫’，留门下省为案，更写一通，侍中注‘制可’，印缝署，送尚书省施行”。文书经誊写完毕，需要用印的文书，则由监印之官对之进行勾检，确定无误之后用印。“凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差谬，然后印之，必书于历”。并规定，一文一印。一份文书若有2页以上的公文纸，则要盖骑缝印。文书的完成日期以及用印文书都要记录下来并纳库保存。此外，文书制作完毕后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起来，合为一本，则开为多页，便于阅读、运转、保存”, 这就是所谓的折迭制度。

15．一事一文制度

“即规定一份公文只能叙述一个问题或一件事情”“这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性、及时性有积极作用”，并且加速了文书运转的速度，成为文书的主要写作原则之一，沿用至今。

16．收文处理制度

唐代对于文书的传递期限有明确的规定，并标记于文书之上。“凡内外百司所受之事，皆印其发日，为之程限。一日受，二日报，小事五日，中事十日，大事二十日，狱案三十日，其急务者同焉。小事判，勾经三人以下者给一日，四人以上者给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司咸率此。”收文机关在收到文书之后，要作一些处理。

17．借阅制度

中国古代图书馆只有书院藏书可以外借，由此形成了较规范的借阅制度。在借阅方法上，书院一般设有“阅书簿”，凡借阅图书者，在簿子上要注明某月某日取某书几卷几册，还书时再在簿上注明如数归还，以便核查。书院借书有专职的借书人员（一般是“监院”“斋长”），借书有数量和日期限制。除前面提到的几家书院外，关于书籍的借阅，岳阳（慎修）书院规定，“生徒领书出具领条，须载明若干日看完字样，向斋长领取”，凡损坏书籍者，“勒令解囊赔偿”。再如岳麓书院借书由“监院”在“册存”（相当于“阅书簿”）上“登号记数”，不管院长还是生徒，外借期限lo天，归还后即给予销号，如到期不还，“监院”就到月考课时催还，如到“散馆”（学期结束）时还不归还，“监院”就在院长的“修金”（工资）或“膏火”（助学金）扣取原书价相同数额的罚金。有的书院还区分外借书籍和不外借书籍，如规定《史记》《汉书》《三国志》和类书，孤本不准外借，只许在院内翻看。

西方中世纪大学图书馆同样允许藏书外借，并有相应的规定。以“梭本图书馆”为例，图书可以借出图书馆，但必须当天归还。除了本校的教师和学生，其他人借书出馆，则必须交纳与图书价值相当的押金。

1909年，清政府颁布《京师及各省图书馆通行章程》，这是中国历史上第一部关于图书馆的国家立法。《京师及各省图书馆通行章程》规定，“京师及各省省治，应先设图书馆一所。各府、厅、州、县治应各依筹备年限以次设立”访。至此，以《京师及各省图书馆通行章程》的颁布为标志，可以认为在图书馆公共事务方面，来自下层的民众自发式行动与来自上层的政府行为之间的上下互动基本完成，从而极大地促进了中国近代图书馆事业的发展。在此过程之间及之后，中国创建了一批图书馆或者将私人藏书楼对外开放。

1915年，当时的民国政府正式颁布实施《通俗图书馆规程》，规定设立通俗图书馆是为了“储集各种通俗图书，供公众之阅览”，并规定省治、县治均应设立，又规定“私人或公共团体，公私学校及工场，得设立通俗图书馆”，明确规定“通俗图书馆不征收阅览费”。因此，通俗图书馆“社会效益非常显著⋯⋯备受欢迎”，以至于“北京的京师通俗图书馆1916年度全年阅览总数266914券，除休息日不计外，每日平均895券”, “通俗图书馆，比之省立图书馆，用款不及什之一，阅书人数则多至数十倍。足见通俗图书馆与小学辅车相依，凡县城市镇均不可少”。

民国时期，政府比较重视以法律形式规范图书馆事业，先后颁布过一系列有关图书馆的法令：

1915年11月教育部颁布《图书馆规程》；

1915年12月教育部颁布《通俗图书馆规程》；

1927年12月大学院公布《图书馆条例》；

1930年教育部公布《图书馆规程》；

1939年教育部公布《修正图书馆规程》；

1947年教育部公布《图书馆规程》。

1949年之后的我国图书馆事业在政府的统——规划和集中控制下取得了巨大成就：全国迅速建立了——个种类齐全、规模庞大的图书馆事业。大部分县以上区域普及了图书馆服务，建成了大规模的基层图书馆（室）。

政府集中控制对我国在1949年之后迅速建立起——个庞大的图书馆事业发挥了重要的推动作用，甚至由此打下了中国现代图书馆事业发展的物质基础，但对其有效性并不能估计过高，而应该结合当时的历史环境对其利弊予以辩证的分析。——旦外部环境发生重大改变，如从新民主主义建设转人社会主义建设，就需要重新探索和实践新的组织管理体制。由中国共产党十——届三中全会所启动的中国的改革开放进程，实际上也开启了国家整体制度环境层面对政府集中控制模式的反思和改革探索。

（本章由吴南执笔）