第4章 表格数据的输入与编辑

在创建好表格后，首先要解决的一个问题就是如何输入数据，掌握一些输入数据的技巧，这有助于提高办公效率。例如在输入一些特殊数据时，要掌握其中的规律；又如在连续的多个单元格中输入具有特定规律或相同数据时，启动自动填充功能可以让输入变得便捷。

4.1 表格数据的输入

利用Excel程序可以建立报表、完成相关数据的计算与分析。那么在进行这些工作前首先需要将相关数据输入工作表中，根据实际操作的需要，可能需要输入多种不同类型的数据，如文本型数据、数值型数据、日期型数据等。

4.1.1 输入数据

在Excel中，选择单元格和单元格区域后就可以直接向其中输入数据，包括文本、数字、图表和声音等。下面首先介绍向单元格中输入数据的一般方法。

步骤1：选中需要插入数据的单元格，切换到中文输入法，通过键盘输入文字，如图4-1所示。

步骤2：按Tab键或“→”键，右侧的单元格将被选择，可以继续输入数据，如图4-2所示。

步骤3：按Enter键，下一行单元格被选择，按“←”键，左侧单元格被选择。在单元格中使用键盘输入日期数字“2015-7-15”后，Excel会根据输入的数字自动套用格式，如图4-3所示。

4.1.2 相同数据的快速填充

在工作表特定的区域中输入相同的数据时，可以使用数据填充功能来快速输入相同的数据。如下例在输入相同产品品种时可以使用数据填充功能来快速输入。

方法一：使用“填充”功能输入相同数据。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单果粒”），选中需要进行填充的单元格区域（注意：要包含已经输入数据的单元格，即填充源）。切换至“开始”选项卡，在“编辑”组中单击“填充”按钮，从打开的菜单中选择填充方向，此处为“向下”，如图4-4所示。

步骤2：数据填充后的效果如图4-5所示。

方法二：使用鼠标拖动的方法输入相同数据。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单果粒”），将光标定位到B2单元格右下角至光标变成十字形状“ ”，如图4-6所示。

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动至填充结束的位置，松开鼠标左键，拖动过的位置上都会出现与B2单元格中相同的数据，如图4-7所示。

4.1.3 有规则数据的填充

通过填充功能可以实现一些有规则数据的输入，如输入序号、日期、星期数、月份、甲乙丙丁等。要实现有规律数据的填充，需要至少选择两个单元格来作为填充源，这样程序才能根据当前选中填充源的规律来完成数据的填充。下面介绍连续序号输入的步骤。

步骤1：在A2和A3单元格中分别输入前两个序号。选中A2:A3单元格，将光标移至该单元格区域的右下角，至光标变成十字形状“ ”，如图4-8所示。

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动至填充结束的位置，松开鼠标左键，拖动过的位置上即会按特定的规则完成序号的输入，如图4-9所示。

4.1.4 非连续单元格数据的填充

当需要在多个非连续的单元格中输入相同的数据时，并不需要逐个依次输入。Excel 2016提供了一种快捷的输入方法，下面对这个方法进行介绍。

步骤1：按住Ctrl键单击需要输入数据的单元格，此时最后一个单元格会显示为白色，如图4-10所示。

步骤2：在最后一个单元格中输入数据后按“Ctrl+Enter”快捷键，所有选择的单元格将被填充相同的数据，如图4-11所示。

4.2 格式化数据

Excel工作表中往往包含大量的数据，这些数据包括数值、货币、日期、百分比、文本和分数等类型。不同类型的数据在输入时会有不同的方法，为了方便输入，同时使相同类型的格式具有相同的外观，应该对单元格数据进行格式化。本节将介绍不同类型的数据在输入时进行格式化的方法。

4.2.1 快速设置数据格式

对于常见的数据类型，Excel提供了常用的数据格式供用户选择使用。在Excel 2016功能区的“开始”选项卡的“数字”组中，各个命令按钮可以用于对单元格数据的格式进行设置。对于常见的数据类型，如时间、百分数和货币等，可以直接使用该组中的命令按钮快速设置它们的格式。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：首先选择要设置数据格式的单元格，这里单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列。打开“开始”选项卡下“数字”组中的“数字格式”下拉列表，选择相应的选项指定单元格的数据格式，如选择“货币”选项，如图4-12所示。

步骤2：单元格中的数据将自动转换为设置的格式，如图4-13所示。

步骤3：如果需要为货币数据减少小数位，可在“数字”组中单击“减少小数位数”按钮，如图4-14所示。

提示：在“数字”组中，单击“会计数字格式”按钮上的下三角按钮可以得到一个下拉列表，选择相应的选项后可以在添加货币符号时在数据中添加分隔符，并在右侧显示两位小数。单击“千位分隔符”按钮，数据将被添加千位分隔符，右侧显示两位小数，多于两位小数的按四舍五入处理。单击“百分比样式”按钮，数据将以百分比形式显示，没有小数位。

4.2.2 设置数据格式

对于不同类型的数据，Excel提供了多套格式方案供用户选择使用，要使用这些数据格式方案，可以在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。下面以实现在单元格中自动输入大小中文数字为例介绍使用“设置单元格格式”对话框设置数据格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图4-15所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，单击“分类”栏中的“特殊”选项，在右侧的“类型”栏中选择数据格式的类型，如这里选择“中文大写数字”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-16所示。

提示：Excel一共提供了12种类型的数字格式可供设置，用户可在“类型”列表中选择需要设置的数字类型后再进行设置。“常规”类型为默认的数字格式，数字以整数、小数或者科学记数法的形式显示；“数字”类型数字可以设置小数点位数、添加千位分隔符以及设置如何显示负数；“货币”类型和“会计专用”类型的数字可以设置小数位、选择货币符号以及设置如何显示负数。

步骤3：在指定的单元格中输入数字，Excel会自动将数字转换为大写汉字，如图4-17所示。

4.2.3 自定义数据格式

Excel预设了大量数据格式供用户选择使用，但对于一些特殊场合的要求，则需要用户对数据格式进行自定义。在Excel中，可以通过使用内置代码组成的规则来实现显示任意格式数字。下面介绍自定义数字格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图4-18所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，在“类型”列表中选择“自定义”选项，在右侧的“类型”文本框中的格式代码后面添加单位“元”字，在前面添加人民币符号“￥”和颜色代码“[蓝色]”，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-19所示。

提示：Excel以代码定义数值类型，代码中的“#”为数字占位符，表示只显示有效数字。0为数字占位符，当数字比代码数量少时显示无意义的0。“_”表示留出与下一个字符等宽的空格。“*”表示重复下一个字符来填充列宽。“@”为文本占位符，表示引用输入的字符。“? ”为数字占位符，表示在小数点两侧增加空格。“[蓝色]”为颜色代码，用于更改数字的颜色。

步骤3：选择单元格的文字将自动添加单位“元”和人民币符号“￥”，并且文字颜色变为蓝色，如图4-20所示。

4.2.4 固定小数位数

输入小数在Excel表格中非常常见，用常规的

方法输入不仅容易出错，而且效率较低。如果工作表中小数部分的位数都一样，可以通过Excel的自动插入小数点功能指定小数点位数，输入时无需输入小数点即可实现小数的输入。下面介绍具体的操作步骤。

步骤1：依次单击“文件”、“选项”选项，打开“Excel选项”对话框，在左侧窗格中选择“高级”选项，在右侧窗格的“编辑选项”栏中勾选“自动输入小数点”复选框，在“位数”增量框中输入小数位数，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-21所示。

步骤2：在单元格中输入数字，如2000，按Enter键，该数字将自动变成含有两位小数位的小数20.00，如图4-22所示。

提示：如果需要在单元格中输入整数，则只需在输入数字后面添加0即可，0的个数与设置的小数位数一致。例如需要输入整数321，这里应该输入32100。

4.2.5 设置数据的有效范围

Excel 2016提供了设置数据有效范围的功能，使用该功能能够对单元格中输入的数据进行限制，以避免输入不符合条件的数据。下面介绍设置数据有效范围的操作方法。

步骤1：在工作表中选择单元格，在功能区中打开“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，如图4-23所示。

步骤2：打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择数据类型，如这里选择“整数”选项。在“数据”下拉列表中选择限制类型，如这里选择“介于”选项。在“最小值”和“最大值”文本框中输入数值设置允许输入的最小值和最大值，如图4-24所示。

步骤3：切换至“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息和内容，如图4-25所示。

提示：要删除创建的数据有效范围设置，可以在“数据验证”对话框的“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮。

步骤4：切换至“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择图标样式，在“标题”和“错误信息”文本框中输入标题文字和警告文字，完成设置后单击“确定”按钮，如图4-26所示。

步骤5：选择单元格后，Excel将给出设置的提示信息，如图4-27所示。

步骤6：如果输入的数值不符合设置的条件，完成输入后，Excel将给出“错误”提示对话框，如图4-28所示。

步骤7：单击“重试”按钮，当前输入的数据将全选，此时将能够在单元格中再次进行输入，如图4-29所示。单击“取消”按钮将取消当前输入的数字。

4.3 表格数据的移动、复制与粘贴

移动、复制与粘贴是数据编辑过程中最常用的操作，运用这些操作可以在很大程度上提高数据编辑效率。

4.3.1 通过“剪贴板”来移动、复制和粘贴数据

当在工作表中输入数据之后，如果想将其移到其他单元格，或在其他单元格中输入相同的数据，则需要使用到“剪切”、“复制”、“粘贴” 几个按钮。如果打开“剪贴板”，还可以实现剪切或复制多项内容到“剪贴板”中，当需要使用这些数据时，只需要选中目标内容进行粘贴即可。

步骤1：单击“开始”菜单，在“剪贴板”选项组中单击“剪贴板”按钮，即可在编辑区的左侧显示“剪贴板”任务窗格，如图4-30所示。

步骤2：选中需要复制或移动的数据，在“剪贴板”选项组中单击“复制”按钮或“剪切”按钮，即可将选中的内容添加到剪贴板列表中（按相同方法可依次复制多项内容），如图4-31所示。

步骤3：将光标定位到要粘贴内容的目标单元格中，在剪贴板列表中选中要粘贴的内容，右键单击，在弹出的菜单中选中“粘贴”选项，即可将该项内容粘贴到目标单元格中，如图4-32所示。根据同样的操作，用户可以粘贴“剪贴板”中的复制数据到其他目标单元格中。

提示：如何清除剪贴板中的单项数据或一次性清空所有数据？当需要删除剪贴板中某项内容时，可以选中该项内容，从展开的菜单中选中“删除”命令选项；当需要清除剪贴板中所有内容时，在“剪贴板”任务窗格中单击“全部清空”按钮即可。

4.3.2 通过快捷键来移动、复制和粘贴数据

除了使用到“剪切”、“复制”、“粘贴” 几个按钮来实现数据的移动与重复数据的输入之外，还可以使用快捷键更加方便快捷地完成数据的移动、复制及删除操作。

1．使用快捷键来复制数据

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+C”（复制）组合键，复制后的内容显示为锯齿边框，如图4-33所示。

步骤2：选中要复制到的单元格，按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键，即可完成数据复制，如图4-34所示。

2．使用快捷键来移动数据

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+X”（剪切）组合键，目标内容变为锯齿边框，如图4-35所示。

步骤2：将鼠标移动到目标位置按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键，即可完成数据移动，如图4-36所示。

3．使用快捷键来删除数据

当需要删除数据时，可以先选中要删除数据的单元格或单元格区域，如图4-37所示。单击键盘上的Delete键，即可进行删除，如图4-38所示。

4.3.3 “选择性粘贴”功能的应用

直接使用复制和粘贴功能复制数据时，是按原格式进行复制。除此之外，使用“选择性粘贴”功能可以达到特定的目的，如可以实现数据格式的复制、公式的复制、复制时进行数据计算等。下面列举几个实例进行说明。

1．无格式粘贴Excel数据

在进行数据粘贴时，经常要进行无格式粘贴（即粘贴时去除所有格式），此时需要使用“选择性粘贴”功能。

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+C”组合键进行复制。然后选中要将数据复制到的单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中，单击“粘贴”按钮的下拉按钮，打开下拉菜单，单击“选择性粘贴”选项，如图4-39所示。

步骤2：打开“选择性粘贴”对话框，选中“数值”单选按钮，单击“确定”按钮，如图4-40所示。

步骤3：实现无格式粘贴选中的内容，如图4-41所示。

提示：在进行数据粘贴时，经常要进行无格式粘贴（即粘贴时去除所有格式），此时需要使用“选择性粘贴”功能。

2．无格式粘贴网页中的数据或其他文档中的数据

步骤1：在网页或其他文档中选中目标内容，按下“Ctrl+C”组合键进行复制，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮打开下拉菜单，选中“选择性粘贴”选项，如图4-42所示。

步骤2：打开“选择性粘贴”对话框，在“方式”列表中选中“文本”，单击“确定”按钮，如图4-43所示。

步骤3：实现无格式粘贴选中的内容，如图4-44所示。

4.4 数据查找与替换

在日常办公中，可能随时需要从庞大数据库中查找相关记录或者需要对数据库中个别数据进行修改，如果采用手工方式来查找或修改数据其效率会非常低下。此时可以使用“查找与替换”功能来快速完成该项工作。

4.4.1 数据查找

要快速查找到特定数据，其操作如下。

步骤1：将光标定位到数据库的首行中，单击“开始”菜单，在“编辑”组中单击“查找和选择”按钮的下拉按钮，在展开的下拉菜单中单击“查找”选项，如图4-45所示。

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入查找信息，如图4-46所示。

提示：在Excel 2016中，单击“Ctrl+F”组合键，即可快速打开“查找和替换”对话框。

步骤3：单击“查找下一个”按钮，即可将光标定位到满足条件的单元格上。可依次单击“查找下一个”按钮查找满足条件的记录，如图4-47所示。

步骤4：在“查找内容”框中输入了查找内容后，单击“查找全部”按钮即可显示出所有满足条件的记录所在工作表、所在单元格以及其他信息，如图4-48所示。

步骤5：在进行查找时，默认查找范围为当前工作表，要实现在工作簿中进行查找，则在“查找和替换”对话框中单击“选项”按钮，激活选项设置，在“范围”框中可设置查找范围为“工作簿”，如图4-49所示。

提示：在查找过程中，也可以区分大小写和全/半角。只需要在“选项”设置中将“区分大小写”和“区分全/半角”复选框选中即可。

4.4.2 数据替换

如果需要从庞大数据库中查找相关记录并对其进行更改，此时可以利用替换功能来实现。

1．数据替换功能的使用

步骤1：将光标定位到数据库的首行中，单击“开始”菜单，在“编辑”组中单击“查找和选择”按钮的下拉按钮，在展开的下拉菜单中单击“替换”选项，如图4-50所示。

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要查找的内容，在“替换为”中输入要替换的内容，如图4-51所示。

步骤3：设置好“查找内容”与“替换为”内容之后，单击“查找下一个”按钮，光标定位到第一个找到的单元格中，如图4-52所示。

步骤4：单击“替换”按钮，即可将查找的内容替换为所设置的“替换为”内容，如图4-53所示。

2．设置让替换后的内容显示特定格式

设置让替换后的内容显示特定的格式可以达到特殊标释的作用，下面举例介绍如何实现让替换后的内容显示特定的格式。

步骤1：打开“查找和替换”对话框，分别在“查找内容”与“替换为”框中输入要查找的内容与替换的内容。单击“选项”按钮，展开“选项”设置。单击“替换为”框后面的“格式”按钮，如图4-54所示。

步骤2：打开“替换格式”对话框，在“字体”选项卡中，可以设置文字字体、字号、颜色等格式，如图4-55所示。

步骤3：切换到“填充”选项卡下，可以设置填充颜色等格式，如图4-56所示。

提示：在设置替换格式时，还可以设置让替换后的内容满足特定的数字格式（在“数字”选项卡下设置），或设置替换后的内容显示特定边框（在“边框”选项卡下设置），只需要选择相应的选项卡按照与上面相同的方法进行设置即可。

步骤4：单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框中，原“未设定格式”显示为“预览”格式，如图4-57所示。

步骤5：设置好“查找内容”、“替换为”内容以及“替换为”内容的格式后，单击“全部替换”按钮，Excel会自动进行查找并替换，替换后的内容显示为所设置的格式，如图4-58所示。