第2章 销售日常事务管理

销售是企业产生价值最直接的途径，它是将商品介绍给有此需要的客户，并给企业带来利益的过程。而销售日常事务则是指企业在进行销售过程中的相关事务。企业要做好销售，就应先从销售日常事务管理做起，虽然这些日常事务看起来比较烦琐，而且不直接带给企业利益，但它却是整个销售工作能顺利进行的保障。

销售日常事务管理应在开展销售工作前做准备，如建立销售部员工通讯录、销售部组织机构图、销售部业务流程图、销售员管理区域统计表、销售员终端月拜访计划表、销售部月度计划表、本月销售任务一览表、销售部培训日程安排、销售部门月度考评表和岗位调整表等。

1．输入文本型数字

2．选择不连续数据区域

3．设置数字格式

4．套用单元格样式

打开附书光盘\实例文件\第2章\原始文件\员工通讯录.xlsx。该工作簿的“销售部员工通讯录”工作表是一份包含部分员工信息的通讯录。

① 选中A4单元格，在单元格中输入格式代码“’”，再输入“00001”后按【Enter】键。

② 拖动A4单元格右下角的自动填充柄至A23单元格。

选中D4单元格，输入电话号码，输入数字前均先输入格式代码“’”符号，依次输入到D23单元格。

① 选中F4单元格，在单元格中输入格式代码“’”后再输入“2100”，然后按【Enter】键。

② 拖动A4单元格右下角的自动填充柄至A23单元格。

① 选择A4:A23单元格区域，然后按住【Ctrl】键不放，继续选择D4:D23和F4:F23单元格区域。

② 单击“字体”组中“字体”右侧的下三角形按钮。

③ 从展开的下拉列表中单击“Arial Unicode MS”选项。

① 选择A4:G23单元格区域。

② 单击“样式”组中的“套用表格格式”下三角按形钮。

③ 在展开的样式库中选择“表样式中等深浅1”样式。

④ 在弹出的“套用表格式”对话框中单击“确定”按钮。

① 单击“图表工具-设计”选项卡下“工具”组中的“转换为区域”按钮。

② 在弹出的对话框中单击“是”按钮。

此时，工作表中显示销售部员工通讯录的最终效果。

1．插入SmartArt图形

2．添加形状

3．设置形状填充颜色

4．更改颜色

5．设置文字填充

新建工作簿，切换到“插入”选项卡下，单击“插图”组中的“SmartArt”按钮。

① 在弹出的“选择SmartArt图形”对话框中单击“层次结构”标签。

② 在右侧选项面板中选择“层次结构”类型。

③ 单击“确定”按钮。

单击创建好的SmartArt图形中的形状，根据销售部的职位高低，分别在形状中输入相应职位。

① 选中右边的“销售经理”形状。

② 单击“SmartArt工具-设计”选项卡下“创建图形”组中的“添加形状”下三角形按钮。

③ 在展开的下拉列表中单击“在下方添加形状”选项。

此时，SmartArt图形中已添加了一个形状，单击该形状，并输入职位信息。

选中SmartArt图形，单击“SmartArt样式”组中的“其他”快翻按钮，从展开的样式库中选择“优雅”样式。

① 右键单击“SmartArt”图形空白区。

② 在弹出的快捷菜单中单击“设置对象格式”命令。

③ 弹出“设置形状格式”对话框，在“填充”选项面板单击选中“纯色填充”单选按钮。

④ 从“颜色”下拉列表中选择“橄榄色，强调文字颜色3，淡色40%”。

单击“关闭”按钮后，工作表中显示SmartArt图形的填充效果。

① 选中SmartArt图形，单击“SmartArt样式”组中的“更改颜色”按钮。

② 从展开的颜色库中选择“彩色范围，强调文字颜色2-3”样式。

此时，工作表中的组织机构图显示出更改颜色后的效果。

① 选中SmartArt图形，单击“SmartArt工具-格式”选项卡下“艺术字样式”组中“文本填充”右侧的下三角形按钮。

② 从展开的下拉列表中选择“深蓝，文字2，深色50%”。

随后，完成组织机构图的制作。

操作技巧

将组织机构图转换为形状

用户可将创建完成的组织机构图通过“SmartArt工具-设计”选项卡下“重置”组中的“转换为形状”按钮，将SmartArt图形转换为形状，在形状模式下图形中的每一个形状将具有独立性，可对某一形状进行独立的修改。

1．创建流程图

2．更改流程图布局

3．设置字号大小

4．添加文本框

① 新建工作簿，在工作表Sheet1中单击“插入”选项卡下“插图”组中的“SmartArt”按钮。

② 在弹出的“选择SmartArt图形”对话框中单击“流程”标签。

③ 在右侧选项面板中选择“垂直V形列表”类型。

④ 单击“确定”按钮。

此时，工作表中显示创建好的业务流程图模型，在流程图模型中输入相关业务流程信息。

选中流程图，切换 至“SmartArt工具-设计”选项卡，在“布局”组中单击“其他”按钮，从展开的布局样式库中选择“V型列表”。

随后，工作表中显示出已更改的SmartArt图形样式。

按住【Ctrl】键单击流程图中的各流程形状框，选中全部的流程形状框后松开【Ctrl】键。

① 单击“开始”选项卡下“字体”组中“字号”右侧的下三角形按钮。

② 单击下拉列表中的“18”选项。30

随后，工作表中流程图的字不再有换行现象出现。

① 单击“插入”选项卡下“文本”组中的“文本框”按钮。

② 从展开的下拉列表中单击“横排文本框”选项。

③ 在工作表中拖动鼠标，创建文本框，在文本框中输入标题信息。

对流程图的标题文字格式进行设置，再对流程图进一步完善后即可完成销售部业务流程图的设计。

1．快速输入相同内容

2．区域输入数据

3．设置单元格样式

新建工作簿，在单元格输入统计表相关信息。

① 选择B3:B10单元格区域。

② 输入“大发百货”后按【Ctrl+Enter】组合键，完成在选定区域中输入相同内容。

① 选择B11:B14单元格区域，输入“世鸿超市”，然后按【Ctrl+Enter】组合键。

② 选择B15:B20单元格区域，输入“快乐购”，然后按【Ctrl+Enter】组合键。

① 单击C4单元格，输入“八宝街店”后按【Tab】键，光标将自动跳转到D4，继续输入“青羊区”，按【Tab】键，继续输入“刘力”完成行的数据输入。

② 按【Enter】键后，光标向下跳转到单元格C5。

依次在输入行数据后按【Tab】键，在输入最后一个行数据后按【Enter】键，将自动跳转到下一行，并依次完成所有的数据输入。

按此方法输入全部客户信息。

① 选择A2:F2单元格区域，单击“开始”选项卡下“样式”组中的“单元格样式”下三角形按钮。

② 在展开的样式库中选择“标题2”样式。

① 选择A3:F20单元格区域，单击“开始”选项卡下“样式”组中的“单元格样式”下三角形按钮。

② 在展开的样式库中选择“检查单元格”样式。

此时，工作表中显示设置单元格样式后的效果。

将统计表进一步完善后，即可完成销售员管理区域统计表的制作。

操作技巧

更改编辑方向

在Excel单元格中输入或编辑数据时，默认状态下按【Enter】键将按向下跳转来选定单元格，用户也可根据自己的输入习惯在Excel选项中更改按下【Enter】键后的方向。在Excel选项中高级选项下的“编辑选项”中，在“方向”下拉列表中可选择按【Enter】键后所选内容的方向有向下、向右、向左、向上四种。

1．冻结窗口

2．插入符号

3．COUNTIF函数

4．输入公式

打开附书光盘\实例文件\第2章\原始文件\销售员终端月拜访计划表.xlsx。在此表中列出了该销售员所要进行月拜访的月份、客户名称以及客户等级，并已将除休息日外的日期全部列出。

① 选中单元格D5。

② 单击“视图”选项卡下“窗口”组中的“冻结窗格”下三角形按钮。

③ 从展开的下拉列表中单击“冻结拆分窗格”选项，使所选单元格左方和上方的表格将不随工作表的滚动而滚动。

① 选中单元格E5。单击“插入”选项卡下“符号”组中的“符号”按钮。

② 在弹出的“符号”对话框中选中“实心星”符号。

③ 单击“插入”按钮。

返回到工作表中，单元格E5中显示出插入的“实心星”符号。

知识点拨

冻结窗格与取消冻结窗格

冻结窗格分为冻结拆分窗格、冻结首列和冻结首行三种方式。同一工作表中只能设置一种冻结窗格方式。当对工作表设置了冻结窗格后，原来的“冻结拆分窗格”命令将自动变为“取消冻结窗格”命令。如要取消冻结窗格，直接单击“取消冻结窗格”即可。

① 在“开始”选项卡下“字体”组中设置字号为“20”。

② 单击“颜色”右侧的下三角形按钮，从展开的下拉列表中选择“红色，强调文字颜色2”。

复制单元格E4中的符号，将其依次粘贴到每天计划要拜访客户的单元格中。

在单元格Y5中输入公式“=COUNTIF(D5:X5,"★")”，按【Enter】键后，向下复制公式至单元格Y25，计算出每月各客户的拜访次数。

在单元格D26中输入公式“=COUNTIF(D5:D25,"★")”，按【Enter】键后，向右复制公式至单元格X26，计算出每天拜访客户的数量。

在单元格C5中输入公式“=Y5/4”，按【Enter】键后，向下复制公式至单元格C25，计算出各客户的拜访频率。

对工作表各区域进一步完善后，完成销售员终端月拜访计划表的制作。

知识点拨

COUNTIF函数

COUNTIF函数的功能是计算某个区域中满足指定条件的单元格数量，它只能用于计算非空单元格的数量。它的表达式为：COUNTIF(Range,Criteria,…)，其中Range用于引用要计算单元格数量的区域，而Criteria用于指定条件，一般是指以数字、表达式或文本形式定义的条件。

1．输入日期

2．设置单元格格式

3．隐藏网格线

4．自动填充

1．自动换行

2．SUM函数

3．输入公式

4．复制公式

5．数字格式设置

6．合并单元格

1．设置字体方向

2．应用单元格样式

3．新建单元格样式

1．设置分散对齐

2．设置条件格式

3．输入公式

4．复制公式

1．设置顶端对齐

2．设置底端对齐

3．插入形状

4．隐藏网格线